病院広報誌の制作にあたって、数か月にわたって準備を進められているご担当者さまもいらっしゃるかもしれません。
そんな苦労して発行した病院広報誌に文字のミスがあったり、違う人の写真が掲載されていたら…。
想像するだけでゾッとしてしまいますが、
誌面に誤りがあると、関係者に迷惑がかかるだけではなく今後の信頼関係にも影響することも考えられます。
紙媒体の場合は、印刷のやりなおしという対応にもつながりかねません。
今回ご紹介するちょっとした心がけで、間違いを防ぐことができるため、ぜひ参考にしていただければと思います。
ポイント１ 名前や所属部署、役職名は重点的に確認しましょう
「間違う訳がない！」と思いがちですが、名前や所属といった情報のチェックは特に重点的に行うようにしましょう。
病院広報誌の誌面では、地域で連携している関係者や関連施設を掲載することもあります。
患者さまやそのご家族も広報誌をご覧になりますので、名称の他にも、住所や電話番号などの基本情報は念入りに確認するようにしてください。
原稿を寄稿していただいている場合は、ファイル名にご本人に名前をつけてもらうと、後で確認することもできます。
メールのやりとりがあるのでしたら、署名欄で名前を確認するといった方法も効果的です。
ポイント２ 変換ミスに気を付けましょう
パソコンで原稿を作成したり、校正したりすることが多いと思います。
そこで気を付けたいのが変換ミスです。
例えば、「かえる」という言葉。「変える」「帰る」「買える」というように、複数の変換候補があるときは注意しましょう。
また手書きの文字を掲載する場合は、原稿が手元にきた段階ですぐ確認するようにしてください。
送り仮名や漢字の使い方に間違いがないかを確認しましょう。
万が一間違いがあった場合は、書き直しが必要になりますので早めに確認するのがポイントです。
ポイント３ 紙に出力してみましょう
アナログな方法かもしれませんが、印刷して紙で確認するのも間違いを見つけるのに効果的です。
紙だと赤ペンや蛍光ペンで確認したところをチェックできるので便利です。
修正点を書き込むときは、白黒で出力するのがポイント。
誌面がカラーの場合、色のついたペンで書き込むと修正点を見落としてしまうことがあります。
紙に出力してあると、担当者さまだけではなく、上席者をはじめ関係者への確認にも便利です。
パソコン上のみでしか確認作業をしていないというご担当者さまは、ぜひお試しください。
ポイント４ 少し時間を置いてから原稿を見直してみましょう
原稿執筆をされた場合、時間にゆとりがあるようでしたら、少し時間をおいてから読み返すようにしましょう。
執筆直後に読み返しても、意外と間違いが見つかりにくいものです。
例えば、夕方に書いたら翌日の朝に見直してみると、頭が整理されて違った視点で確認ができますし、
間違いも見つかりやすくなります。
いかがでしたか？
取材や撮影と比べると、校正は地味で面倒かもしれませんが、とっても大切な作業です。
今回ご紹介したポイントを、誌面作成にお役立ていただければと思います。
