そろそろ広報誌に何を掲載するかを決めなくては…。
日頃の業務を進行しながら、医療広報誌を制作されているご担当者様が多くいらっしゃいます。
掲載内容をその都度決めるのではなく、事前に年間計画を立てておくとスケジュールにゆとりをもつことができます。
年間スケジュールの立て方
まず皆さまの病院や介護施設で、季節ごとにどのようなイベントが行われるかを書き出してみましょう。
掲載できる・できないは一度忘れて、思いついたことを書き出すのがポイントです。
たとえ掲載できないとしても、書き出したことがヒントとなり別の企画につながることもあるものです。
以下のように、どんどん書き出してみましょう。
例）当院の春にあるイベント
・組織改正が行われる
・新人が配属される
・各部長の会議が行われる
・施設の庭でお花見がある
・ご家族も参加できる健康フォーラムが開催される
このように掲載企画案を、夏・秋・冬も作成しておきます。
もちろん月ごとでも構いません。
年間スケジュールを立てるメリット
掲載内容や時期が、定期刊行物として適切であるかを年間スケジュールを通して俯瞰することができます。
情報の整理にも役立てることができるため、春号に載せるべき項目をうっかり載せ忘れたという事態を確実に避けられます。
他にも冬号は院長のご挨拶を掲載すると分かっていれば、早めに原稿執筆の依頼をすることが可能です。
他にも、コストコントロールに役立てられるのもメリットに挙げられます。
就任挨拶、新体制のご紹介など発行月によっては、通常よりページ数が増える、フォトグラファーによる写真撮影が必要など、制作時の費用についても把握することができます。
予算が足りないため、本来載せるべき内容が載せられないという事態は避けたいものです。
あってほしくはないことですが、掲載予定だったのに事情があって掲載できなくなってしまう…ということは残念ながら起こりがちです。
急な誌面の空きを埋めるために、トピックを探すのは大変ですから、
そんなときにも年間スケジュールを役立てましょう。
書き出しておいたトピックで掲載を見送っているものがあれば、代案として掲載することを検討できます。
また、年間スケジュールを活用して掲載トピックの深堀につなげることも可能です。
例えば健康フォーラムを夏号で掲載するとします。
春号で参加を呼び掛ける告知分を載せる、秋号では健康フォーラム開催後の来場者からの声を載せるといったアイデアにつなげることができます。
一度立てたらそれでおしまいにするのではなく、
年間スケジュールを都度更新するようにしましょう。
