病院広報誌は、掲載に至るまでに多方面へ依頼をして各々と原稿収集や確認作業を進めていくことがあります。初めは予定通りに進んでいても、「締切日に原稿が送られてこない」「医師が不在で確認が取れない」など、校了に近づくにつれて予想していなかった事態に直面して遅れが発生し、その都度スケジュールの再調整を行っていませんか。
多忙な医師への原稿依頼や取材など、多くの人が関わるほど不測の事態はよく発生します。そのため、場当たり的な対応ではなく、一歩先を予測しながらの綿密な事前確認が必要不可欠です。まず、毎号個別のスケジュールを立てるのではなく、1年間の間に発行する各号のスケジュールを予め作成しておくことが円滑に進めるための第一歩です。
制作から納品までの作業を見える化し、進捗状況を確認して進められるよう、ムリのないスケジュールになっているか見直しみましょう。
入稿までの流れを把握する
発行日から逆算して、全体のスケジュールを制作します。印刷会社に入稿するまでの必要な過程を見直し、準備や確認にどれくらい期間を要するのか洗い出しましょう。
────────────────────────
・編集会議→情報収集、予算の把握、企画・台割決め、担当割り
・スケジュール制作
＜制作＞
・ラフ作成 ・素材集め
・取材／撮影 ・デザイン制作
・原稿確認 ・校正（色校正） ・校了
＜印刷＞
・印刷入稿 ・納品
ページ数にもよりますが、編集作業開始から校了までは1〜2カ月ほど必要です（取材・撮影除く）。依頼人数や対象者など企画内容によって、デザインに1週間、原稿の確認には提出から回収までを含めて3日〜1週間はかかります。企画に他者が関わる場合は、担当の医師や関係者の予定を把握し、優先的に取り組めるようスケジュールを押さえておくことも制作担当者の重要な役割になります。
事前に綿密なスケジュールを組んでいても、取材日時の変更や原稿収集状況などによって修正しがちですが、制作に関わる担当者全員に影響が及び、結果として非効率な進行になってしまいます。スケジュールを精査して、作業負担が減るように企画内容と段取りをしっかりと明確にして着実な進行をしていきましょう。
しかし本業が多忙な時期は両立が難しく、担当者の負担が大きくなってしまうこともあるかと思います。そんなときは、広報誌制作会社を利用するのも一つの手段です。ライターやカメラマン、デザイナーが連携しているので、取材・撮影はもちろん、原稿整理や校正などの細かなことも任せることができ、クオリティアップにもつながります。貴院と担当者にとってベストな方法でスムーズな進行を実現していきましょう。
