病院広報誌は、作成したら終了！と思っていませんか。

読み手に手に取ってもらい、読んでもらうことで広報誌を作った効果が発揮されます。

院内のラックに挿すだけでは、来院者しか手に取ることができず、情報を届けたい地域のクリニックの先生方や関係者の方に確実に手に取ってもらえません。地域医療連携を推進するために、病院広報誌を有効活用する手段に頭を悩ませているご担当者様も多いのではないでしょうか？

そんなときは、DMとして郵送することが効果的です。しかし、個別に発送する際にはいくつか気を付けておかなければならない点があります。そこで今回は、広報誌の発送作業で気を付けてほしいポイントについてお伝えします。

■郵送するときに気をつけておきたいポイント

郵便物として送ることで、相手の手元に届けることができます。必要書類を郵送することがあれば、同封することで確実に封を空けてもらえますし、郵送費の節約になります。

一方でサイズによっては郵送費が上がってしまうケースもあるので注意が必要です。例えば長3封筒での郵送をする際には、A4サイズの広報誌はを三つ折りにし同封する必要があります。広報誌の紙質が厚すぎるときれいに折れなかったり、膨らんでしまうので紙質の検討も行っておきましょう。

■発送代行を利用するという手段も！

「発送先が多すぎてとても手が回らない…」という場合は、発送代行業者を利用するという手段もあります。いくつかの事前準備をするだけで、封入から発送までをワンストップで対応してもらえます。多くの場合、以下のような準備をする必要があります。

<準備するもの>

・ポイント1　納品日に注意

封入作業を行う工程、印字ラベルを印刷する工程、郵便局への持ち込み…など、各工程にある程度の作業日数が必要となるため、配布日程を決めたら発送代行業者と相談をして、各準備物をいつまでに納めればよいか段取りを組んでおきましょう。

・ポイント2　重ねる順番を指定する

広報誌のほかに同封物がある場合は、どのように重ねるかを指定しましょう。

・ポイント3　住所を確認する

送付先リストの住所が間違っていても、発送代行業者では確認ができないため、事前にリストのチェックをしておきましょう。

いかがでしょうか。

病院広報誌を確実に読んでもらう手段として、個別郵送はかなり大きな効果を生みます。準備にはそれなりの時間を要することになりますが、一度工程に組み込んでしまえば負担も少なく、届けたい場所に確実に届けることが可能です。